.jpg)
.jpg)
SISTEM PENJUALAN
PADA
KAWASAKI MATAHARI MOTOR
D
I
S
U
S
U
N
OLEH
NAMA :
INTAN NOVITA ROLANDYA
NPM :
115100051
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
(STMIK)
MITRA LAMPUNG
2013
KATA PENGANTAR
Alhamdullilah,
puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberi
rahmat, karunia, serta kasih sayang terbesar-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah dengan judul “SISTEM
PENJUALAN PADA KAWASAKI
MATAHARI MOTOR”
Makalah ini disusun bertujuan untuk memenuhi tugas
mata kuliah Sistem Perancangan Basis Data . Selain itu sebagai upaya untuk
meningkatkan kemampuan dan memotivasi mahasiswa dalam menyusun karya tulis.
Penulis
menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan dalam
penyusunan makalah ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik
dari pembaca sekalian demi memperbaiki makalah ini dalam penulisan
lain di kemudian hari.
Dan
semoga makalah ini dapat mendatangkan manfaat bagi kita semua.
Sekian dan
terimakasih.
Bandar Lampung,11
Desember 2013
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A .Sejarah Perusahaan
Kawasaki Matahari Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang dan jasa. Dimana Pada bidang jasa yaitu melayani sevice motor dan menyediakan suku cadang motor Kawasaki. Pada bidang barang, perusahaan ini menyediakan sparepart motor dan penjualan motor khusus Kawasaki juga. Kawasaki Matahari Motor adalah sebuah Dealer Resmi Kawasaki berstatus 2S yang terletak di Jln. Raya Merdeka No. 137 Tangerang atau tepatnya di didepan Model Karaoke.
Perusahaan ini didirikan pada april 2006, awal nya perusahaan ini hanya sebuah bengkel umum biasa lalu pemilik Bengkel ini yaitu Bpk. Anton Hwang mengajukan permohonan untuk menjadi Bengkel Resmi Kawasaki ke PT.KMI . Akhirnya setelah survey Lokasi, pada tanggal 13 Januari 2009 PT. KMI meresmikan Kawasaki Matahari Motor menjadi Bengkel Resmi Kawasaki.
Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya khusus melayani Service unit, pergantian suku cadang , Klaim Kupon Service Gratis dan Warranty Request. Seiring berjalanya waktu dan mengikuti permintaan pasar, Kawasaki Matahari Motor juga menjual unit Kawasaki dari Motor Bebek, Ninja , dan Trail. Selain itu juga menjual Accessories Motor yang sebagain besar digunakan pada unit Ninja.
Kawasaki Matahari Motor memiliki tujuan pasar yang menjangkau semua kalangan terutama dari kalangan menengah keatas. Karena untuk segi harga Motor dan Suku Cadang Kawasaki terutama unit Sport terbilang cukup mahal. Tapi semua itu berbanding lurus dengan kualitas motor itu sendiri serta suku cadang nya. Unit atau Sparepart semua di Produksi di PT. KAWASAKI MOTOR INDONESIA Jakarta ( KMI ) yang awal nya di import dari Thailand yang merupakan supplier terbesar di Asia Tenggara.
B. VISI dan MISI Perusahaan
VISI Kawasaki Matahari Motor yaitu : Menjadi Dealer Kawasaki Terbaik di Kota Tangerang, serta memberikan suatu pelayanan secara komprehensif dalam suatu bidang penjualan unit dan service dalam proses mendekatkan diri kepada masyarkat sehingga terjalin suatu hubungan saling memberi kontribusi.
MISI Kawasaki Matahari Motor ialah : 1. Mencapai target penjualan unit setiap bulannya
2. Membantu konsumen dalam melakukan pembiayaan dengan bunga ringan dan proses yang mudah tidak berbelit-belit
3. Melakukan pengembangan usaha di bidang otomotif
4. Memberikan manfaat bagi masyarakat luas dan pelanggan
5. Menjadi Mitra Terpercaya dalam kepemilikan dan perawatan sepeda motor Kawasaki bagi masyarakat
6. Selalu mengutamakan mutu pelayanan sehingga menghasilkan tingkat kepuasan pelanggan yang maksimal.
7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
C. Struktur
Organisasi
Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya. Demikian pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang dilakukannya.
D. Tugas dan Tanggung Jawab Struktur
Organisasi
·
Owner
1. Bertanggung jawab penuh dalam mengkoordinir dan mengendalikan seluruh kegiatan
2. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan
3. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian sesuai bidangnya
4. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan
5. Mengesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun
1. Bertanggung jawab penuh dalam mengkoordinir dan mengendalikan seluruh kegiatan
2. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan
3. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian sesuai bidangnya
4. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan
5. Mengesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun
·
Assistant
Owner
1. Menerima wewenang dari owner untuk mengontrol jalannya kegiatan setiap harinya
2. Memantau kelancaran operasional dalam penjualan, pemesanan, gudang dan pengiriman
3. Mengevaluasi setiap laporan-laporan yang dihasilkan dari kegiatan operasional
4. Menyampaikan Laporan bulanan kepada Owner
5. Merencanakan dan mengawasi kegiatan penjualan unit,sparepart dll
6. Menentukan strategi memajukan perusahaan
1. Menerima wewenang dari owner untuk mengontrol jalannya kegiatan setiap harinya
2. Memantau kelancaran operasional dalam penjualan, pemesanan, gudang dan pengiriman
3. Mengevaluasi setiap laporan-laporan yang dihasilkan dari kegiatan operasional
4. Menyampaikan Laporan bulanan kepada Owner
5. Merencanakan dan mengawasi kegiatan penjualan unit,sparepart dll
6. Menentukan strategi memajukan perusahaan
·
Marketing Unit
1. Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyak nya
2. Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan
3. Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer
4. Menjaga mutu pelayanan kepada customer
5. Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu dan sesuai dengan yang dipesan
6. Melaporkan laporan penjualan unit setiap bulannya
1. Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyak nya
2. Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan
3. Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer
4. Menjaga mutu pelayanan kepada customer
5. Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu dan sesuai dengan yang dipesan
6. Melaporkan laporan penjualan unit setiap bulannya
·
Admin
1. Pengurusan dokumen STNK dan BPKB.
2. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi
3. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan
4. Memberikan laporan keuangan dari kas kecil sampai kas besar setiap bulannya
5. Pembukuan data perusahaan
6. Mengeluarkan kas operasional perusahaan
7. Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan
8. Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum dalam bukti-bukti yang ada
1. Pengurusan dokumen STNK dan BPKB.
2. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi
3. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan
4. Memberikan laporan keuangan dari kas kecil sampai kas besar setiap bulannya
5. Pembukuan data perusahaan
6. Mengeluarkan kas operasional perusahaan
7. Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan
8. Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum dalam bukti-bukti yang ada
·
Chief
mekanik
1. Bertanggung jawab penuh terhadap bengke
2. Bertanggungjawab terhadap karyawan bengkel
3. Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel termasuk kegiatan administrasi
4. Menangani pengaduan pelanggan terhadap cara kerja mekanik
1. Bertanggung jawab penuh terhadap bengke
2. Bertanggungjawab terhadap karyawan bengkel
3. Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel termasuk kegiatan administrasi
4. Menangani pengaduan pelanggan terhadap cara kerja mekanik
·
Mekanik
1. Bertanggung jawab terhadap kendaraan yang masuk ke bengkel
2. Melayani pelanggan yang datang ke bengkel.
3. Memperbaiki kendaraan pelanggan yang datang ke bengkel
4. Melakukan pemeriksaan mesin pada kendaraan yang akan diperbaiki
5. Melakukan pengecekan ulang sebelum kendaraan diserahkan kepada pelanggan
1. Bertanggung jawab terhadap kendaraan yang masuk ke bengkel
2. Melayani pelanggan yang datang ke bengkel.
3. Memperbaiki kendaraan pelanggan yang datang ke bengkel
4. Melakukan pemeriksaan mesin pada kendaraan yang akan diperbaiki
5. Melakukan pengecekan ulang sebelum kendaraan diserahkan kepada pelanggan
·
Bag.
Sparepart
1. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang
2. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera dilakukan pemesanan
3. Membuat PO pemesanan barang
4. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia
5. Melakukan SO rutin terhadap persedian suku cadang
1. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang
2. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera dilakukan pemesanan
3. Membuat PO pemesanan barang
4. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia
5. Melakukan SO rutin terhadap persedian suku cadang
·
Customer
Service (CS) dan
Kasir
1. Menerima Telepon masuk
2. Menerima pendaftaran service saat ada pelanggan masuk
3. Mencatat keluhan-keluhan pada kendaraan yang akan di service
4. Mencatat Data kendaraan pelanggan
5. Melayani customer saat melakukan pembayaran
6. Pengurusan KSG
7. Membuat laporan peneriaman kas harian
8. Bertanggung jawab terhadap kas kecil bengkel beserta pengeluaranya
1. Menerima Telepon masuk
2. Menerima pendaftaran service saat ada pelanggan masuk
3. Mencatat keluhan-keluhan pada kendaraan yang akan di service
4. Mencatat Data kendaraan pelanggan
5. Melayani customer saat melakukan pembayaran
6. Pengurusan KSG
7. Membuat laporan peneriaman kas harian
8. Bertanggung jawab terhadap kas kecil bengkel beserta pengeluaranya
BAB II
PEMBAHASAN
A. Analisa Sistem Berjalan
Kawasaki Matahari Motor merupakan dealer resmi kawasaki yang melayani Penjualan unit, jasa service kendaraan kawasaki serta penyedian suku cadang khusus Kawasaki.
Kawasaki Matahari Motor merupakan dealer resmi kawasaki yang melayani Penjualan unit, jasa service kendaraan kawasaki serta penyedian suku cadang khusus Kawasaki.
B. Alur dari Proses Penjualan unit
1. Penjualan unit secara Tunai
a) Tahapan proses pemesanan kendaraan
1) Permintaan Customer
Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, menjual ataupun tukar tambah kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik dalam satu merk kawasaki.
1. Penjualan unit secara Tunai
a) Tahapan proses pemesanan kendaraan
1) Permintaan Customer
Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, menjual ataupun tukar tambah kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik dalam satu merk kawasaki.
2)
Sales melakukan pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer
tersebut bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing /
sales akan meminta Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat Pemesanan
Kendaraan) yang diisi data customer dan unit yang akan dipesan. Selanjutnya
sales akan mengecek pada inventory kendaran, adakah kendaraan yang sesuai
dengan permintaan customer tersebut dari jenis , tipe, tahun pembuatan dan jika
ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-alternatif pilihan yang
dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut. Sales juga akan menjelaskan
spesifikasi tipe-tipe unit melalui katalog unit yang tersedia.
3)
Sales melakukan pengecekkan inventory di cabang
Jika di dalam showroom tersebut tidak ada kendaraan yang diingini oleh customer, Pengecekkan di tiap cabang masih dilakukan dengan cara manual sehingga di rasakan oleh perusahaan sangat tidak praktis dan membuang-buang waktu dan biaya.
Jika di dalam showroom tersebut tidak ada kendaraan yang diingini oleh customer, Pengecekkan di tiap cabang masih dilakukan dengan cara manual sehingga di rasakan oleh perusahaan sangat tidak praktis dan membuang-buang waktu dan biaya.
4)
Customer melihat kendaraan yang ditawarkan Proses ini akan terjadi bila
customer telah menemukan kendaraan yang diinginkan, dimana tentunya customer
akan melihat dengan teliti kondisi kendaraan tersebut, apakah kondisi kendaraan
tersebut sesuai dengan keinginannya
5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.
5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.
6)
Customer memberi tanda jadi Sebagai tanda keseriusan customer setelah terjadi
kecocokan harga antara pihak showroom dengan customer sebagai tanda ikatan
bahwa customer akan membeli kendaraan tersebut. Sehingga kendaraan tersebut
tidak dapat dijual lagi kepada pihak lain, sampai batas waktu tertentu sesuai
dengan perjanjian dari kedua belah pihak.
7)
Pembuatan dan pengiriman surat pengambilan kendaraan ke cabang
Setelah Customer memberi uang tanda jadi, jika kendaraan yang terjual itu berada di cabang lain, maka bagian sales akan membuat dan mengirim surat pengambilan kendaraan.
Setelah Customer memberi uang tanda jadi, jika kendaraan yang terjual itu berada di cabang lain, maka bagian sales akan membuat dan mengirim surat pengambilan kendaraan.
8) Cabang
membuat bukti form pengiriman kendaraan Jika kendaraan tersebut berada di
cabang, maka pada saat kendaraan tersebut diambil untuk dibawa ke showroom
tempat pembeli berada, maka cabang akan membuat bukti form pengiriman kendaraan
yang akan ditandatangani oleh yang mengambil kendaraan tersebut, sebagai bukti
bawa kendaraan tersebut telah di serahkan.
9)
Pengiriman kendaraan ke showroom tempat pembeli berada
Langkah selanjutnya ialah kendaraan tersebut akan dikirim ke showroom tempat pembeli/customer melakukan transaksi pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar terlihat lebih menarik
Langkah selanjutnya ialah kendaraan tersebut akan dikirim ke showroom tempat pembeli/customer melakukan transaksi pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar terlihat lebih menarik
b) Proses Pembayaran
Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang disepakati.
Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang disepakati.
c) Proses Pengiriman Unit
Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan melakukan PDC terhadap unit yang akan dikirim yaitu
1) Gesek nomor rangka/mesin untuk proses faktur
2) Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan
3) memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat
4) memeriksa part unit berfungsi dengan baik
5) mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai
6) mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak, helm, jaket dll,
setelah proses tersebut dilakukan, maka driver meminta surat jalan serta tanda terima unit kepada bagian admin untuk ditandatangani saat unit diterima di rumah customer. Selanjutnya unit dinaikan oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai dikediaman customer, driver juga akan menjelaskan prosedur pemakaian unit kepada customer.
Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan melakukan PDC terhadap unit yang akan dikirim yaitu
1) Gesek nomor rangka/mesin untuk proses faktur
2) Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan
3) memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat
4) memeriksa part unit berfungsi dengan baik
5) mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai
6) mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak, helm, jaket dll,
setelah proses tersebut dilakukan, maka driver meminta surat jalan serta tanda terima unit kepada bagian admin untuk ditandatangani saat unit diterima di rumah customer. Selanjutnya unit dinaikan oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai dikediaman customer, driver juga akan menjelaskan prosedur pemakaian unit kepada customer.
2. Penjualan unit secara kredit
Penjualan secara kredit adalah penjualan unit yang pembayarannya secara bertahap oleh customer, yaitu dengan menggunakan jasa perusahaan leasing, dari customer dealer hanya akan menerima uang muka yang berkisar sekitar 30% dari harga unit, sedangkan sisanya delaer akan dibayar oleh perusahaan leasing. Untuk customer, pembayaran selanjutnya dilakukan dengan pembayaran kepada perusahaan leasing. Pada dealer ini mengunakan leasing Adira Finance, Mega Finance, Beta Finance, HD Finance serta leasing-leasing lain yang sedang dalam proses MOU. Tahap-tahap prosesnya adalah :
a. Proses Pemesanan unit
Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit secara tunai, sales akan meminta fotocopy atas nama faktur serta membukakan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) meliputi nama pemohon, nama faktur, alamat domisili, nomor telepon yang bisa dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data sudah lengkap, sales kemudian akan menjelaskan pricelist perhitungan aplikasi kredit kepada customer, meliputi jumlah uang muka minimal, jangka waktu kredit, angsuran per bulan, ataupun promo yang diberikan oleh dealer bagi pembelian kredit . Selain itu sales juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yaitu :
1) Fotocopy KTP suami dan istri
2) Fotocopy Kartu Keluarga
3) Fotocopy slip gaji/keterangan penghasilan
4) Fotocopy rekening listrik/telepon/PBB dan lain sebagainya yang dirasakan perlu sebagai syarat pengajuan kredit kendaraan
Data –data tersebut harus disiapkan oleh customer saat pihak leasing akan melakukan survey dikediaman customer saat sudah ada kesepakatan kapan customer siap disurvey oleh pihak leasing.
b. Proses Survey Leasing
Pada tahap ini pihak Surveyor akan datang ke kediaman customer dan melakukan survey tempat tinggal, pekerjaan, data berapa jumlah uang muka serta jangka waktu kredit yang diambil. Dengan menandatangani surat kontrak yang sudah disiapkan surveyor berarti customer sudah menyetujui prosedur yang ada. Pihak Survey akan meminta aplikasi data yang sudah disiapkan customer dan surat kontrak yang sudah ditandatangani untuk diajukan ke kebagian marketing leasing.
Penjualan secara kredit adalah penjualan unit yang pembayarannya secara bertahap oleh customer, yaitu dengan menggunakan jasa perusahaan leasing, dari customer dealer hanya akan menerima uang muka yang berkisar sekitar 30% dari harga unit, sedangkan sisanya delaer akan dibayar oleh perusahaan leasing. Untuk customer, pembayaran selanjutnya dilakukan dengan pembayaran kepada perusahaan leasing. Pada dealer ini mengunakan leasing Adira Finance, Mega Finance, Beta Finance, HD Finance serta leasing-leasing lain yang sedang dalam proses MOU. Tahap-tahap prosesnya adalah :
a. Proses Pemesanan unit
Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit secara tunai, sales akan meminta fotocopy atas nama faktur serta membukakan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) meliputi nama pemohon, nama faktur, alamat domisili, nomor telepon yang bisa dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data sudah lengkap, sales kemudian akan menjelaskan pricelist perhitungan aplikasi kredit kepada customer, meliputi jumlah uang muka minimal, jangka waktu kredit, angsuran per bulan, ataupun promo yang diberikan oleh dealer bagi pembelian kredit . Selain itu sales juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yaitu :
1) Fotocopy KTP suami dan istri
2) Fotocopy Kartu Keluarga
3) Fotocopy slip gaji/keterangan penghasilan
4) Fotocopy rekening listrik/telepon/PBB dan lain sebagainya yang dirasakan perlu sebagai syarat pengajuan kredit kendaraan
Data –data tersebut harus disiapkan oleh customer saat pihak leasing akan melakukan survey dikediaman customer saat sudah ada kesepakatan kapan customer siap disurvey oleh pihak leasing.
b. Proses Survey Leasing
Pada tahap ini pihak Surveyor akan datang ke kediaman customer dan melakukan survey tempat tinggal, pekerjaan, data berapa jumlah uang muka serta jangka waktu kredit yang diambil. Dengan menandatangani surat kontrak yang sudah disiapkan surveyor berarti customer sudah menyetujui prosedur yang ada. Pihak Survey akan meminta aplikasi data yang sudah disiapkan customer dan surat kontrak yang sudah ditandatangani untuk diajukan ke kebagian marketing leasing.
c. Proses Verivikasi data
Proses ini akan dilakukan oleh pihak leasing dan akan membutuhkan waktu sekitar 2-3 hari untuk cetak PO (Purchase Order) kepada pihak dealer, Tergantung manajemen dari setiap leasing. Apabila data sudah disetujui, pihak leasing akan mengirimkan PO tersebut kepada dealer yang maksud untuk melakuan penagihan PO apabila unit sudah dikirim.
Proses ini akan dilakukan oleh pihak leasing dan akan membutuhkan waktu sekitar 2-3 hari untuk cetak PO (Purchase Order) kepada pihak dealer, Tergantung manajemen dari setiap leasing. Apabila data sudah disetujui, pihak leasing akan mengirimkan PO tersebut kepada dealer yang maksud untuk melakuan penagihan PO apabila unit sudah dikirim.
d. Proses Pembayaran uang muka
setelah adanya persetujuan , berarti pengajuan kredit customer sudah disahkan oleh pihak leasing. Maka pihak dealer secepatnya melakukan pengiriman unit ke customer. Sebelum unit dikirim customer terlebih dahulu melakukan pembayaran uang muka kepada pihak dealer.
setelah adanya persetujuan , berarti pengajuan kredit customer sudah disahkan oleh pihak leasing. Maka pihak dealer secepatnya melakukan pengiriman unit ke customer. Sebelum unit dikirim customer terlebih dahulu melakukan pembayaran uang muka kepada pihak dealer.
e. Pengiriman unit
Proses Pengiriman unit ini sama dengan pengiriman unit secara tunai, driver harus memperhatikan prosedur yang berlaku
Proses Pengiriman unit ini sama dengan pengiriman unit secara tunai, driver harus memperhatikan prosedur yang berlaku
f. Pengajuan pelunasan leasing
Pengajuan pelunasan ini dilakukan setelah unit dikirim oleh pihak dealer. pelunasan ini akan diajukan kepihak leasing dengan melampirkan PO unit, kwitansi uang muka, kwitansi insentif, kwitansi pelunasan (bermaterai 6000), BAST (Berita Acara Serah Terima) unit, gesekan no rangka dan mesin. Semua berkas tersebut ditandatangani oleh Owner dan di stampel dealer. Proses pencairan ini biasanya sekitar 2-3 hari kerja melaui tranfer rekening.
Pengajuan pelunasan ini dilakukan setelah unit dikirim oleh pihak dealer. pelunasan ini akan diajukan kepihak leasing dengan melampirkan PO unit, kwitansi uang muka, kwitansi insentif, kwitansi pelunasan (bermaterai 6000), BAST (Berita Acara Serah Terima) unit, gesekan no rangka dan mesin. Semua berkas tersebut ditandatangani oleh Owner dan di stampel dealer. Proses pencairan ini biasanya sekitar 2-3 hari kerja melaui tranfer rekening.
g. Proses pembayaran angsuran oleh
customer
customer bisa melakukan pembayaran angsuran langsung ke kantor leasing atau melaui bank/atm, kantor pos terdekat serta melampirkan nomor kontrak yang diberikan oleh pihak leasing. Biasanya jatuh tempo pembayaranya sesuai dengan tanggal pengiriman unit bulan berikutnya.
customer bisa melakukan pembayaran angsuran langsung ke kantor leasing atau melaui bank/atm, kantor pos terdekat serta melampirkan nomor kontrak yang diberikan oleh pihak leasing. Biasanya jatuh tempo pembayaranya sesuai dengan tanggal pengiriman unit bulan berikutnya.
3. Pengurusan STNK dan BPKB
Proses ini diawali dengan pengurusan faktur sesuai persetujuan customer dengan melampirkan fotocopy ktp dan data unit yang diajukan ke PT. KAWASAKI MOTOR INDONESIA. Proses faktur ini membutuhkan waktu sekitar 5 (lima) hari kerja bagi unit bebek dan ninja dan 1 (satu) bulan bagi unit builtup. Setelah faktur jadi pihak dealer akan mengajukan ke Birojasa yang membutuhkan waktu 1 (satu) mingguan untuk jadi STNK & BPKB. Tetapi untuk unit Builtup membutuhkan waktu 1 (satu) bulan. Setelah STNK dan BPKB jadi, maka pihak delaer akan langsung menyerahkan STNK dan BPKB kepada customer yang membeli tunai. Bagi yang kredit, dealer hanya akan menyerahkan STNK saja dan akan menyerahkan BPKB langsung ke pihak leasing. Proses kepada customer pun selesai, selanjutnya proses customer ke pihak leasing baik pembayaran angsuran sampai pengambilan BPKB apabila pembayaran kredit telah lunas.
Proses ini diawali dengan pengurusan faktur sesuai persetujuan customer dengan melampirkan fotocopy ktp dan data unit yang diajukan ke PT. KAWASAKI MOTOR INDONESIA. Proses faktur ini membutuhkan waktu sekitar 5 (lima) hari kerja bagi unit bebek dan ninja dan 1 (satu) bulan bagi unit builtup. Setelah faktur jadi pihak dealer akan mengajukan ke Birojasa yang membutuhkan waktu 1 (satu) mingguan untuk jadi STNK & BPKB. Tetapi untuk unit Builtup membutuhkan waktu 1 (satu) bulan. Setelah STNK dan BPKB jadi, maka pihak delaer akan langsung menyerahkan STNK dan BPKB kepada customer yang membeli tunai. Bagi yang kredit, dealer hanya akan menyerahkan STNK saja dan akan menyerahkan BPKB langsung ke pihak leasing. Proses kepada customer pun selesai, selanjutnya proses customer ke pihak leasing baik pembayaran angsuran sampai pengambilan BPKB apabila pembayaran kredit telah lunas.
4. Laporan Bulanan
Laporan penjualan unit sangat penting bagi owner karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan keputusan. Laporan ini berisi berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap bulannya.
Laporan penjualan unit sangat penting bagi owner karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan keputusan. Laporan ini berisi berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap bulannya.
C. Alur Penjualan Sparepart
1. Pemesanan
sparepart ke KMI
a. Perincian kebutuhan sparepart dan pesanan sparepart dari customer
b. Konfirmasi PT. KMI perihal persediaan sparepart dan inventorinya
c. Pembuatan PO (Purchase Order )
d. Konfirmasi ke bag. Admin ( pembagian jenis pesanan ke fix order, additional, emergency)
e. Pengiriman PO via email
f. Menuggu proses pengiriman sparepart dari PT. KMI kurang lebih 3 hari (tergantung jenis pemesanan)
g. Barang datang lalu dirapihan dan hubungi customer apabila ada yang sudah memesan barang
h. Transaksi penjualan
a. Perincian kebutuhan sparepart dan pesanan sparepart dari customer
b. Konfirmasi PT. KMI perihal persediaan sparepart dan inventorinya
c. Pembuatan PO (Purchase Order )
d. Konfirmasi ke bag. Admin ( pembagian jenis pesanan ke fix order, additional, emergency)
e. Pengiriman PO via email
f. Menuggu proses pengiriman sparepart dari PT. KMI kurang lebih 3 hari (tergantung jenis pemesanan)
g. Barang datang lalu dirapihan dan hubungi customer apabila ada yang sudah memesan barang
h. Transaksi penjualan
2.
Penjualan sparepart
a. Customer dating
b. Permintaan kebutuhan barang
c. Pembayaran ke kasir
a. Customer dating
b. Permintaan kebutuhan barang
c. Pembayaran ke kasir
D. Alur Pelayanan Service Kendaraan
1. Customer datang
2. Pencatatan data pelanggan yang tertera di STNK kendaraan pada form service, yang
meliputi tanggal service, jenis motor, plat nomor, nama pemilik, dan no telepon pemilik saat pendaftaran sebagai arsip Bengkel
3. Permintaan service atau pergantian suku cadang serta keluhan-keluhan yang dirasakan customer pada kendaraannya
4. Pemeriksaan awal oleh kepala mekanik
5. Analisa kerusakan pada kendaraan dan bagaimana solusi yang harus dilakukan
6. Perawatan dan perbaikan
7. Penggantian suku cadang bila ada part yang harus diganti
8. Pemeriksaan akhir oleh kepala mekanik terhadap hasil kerja mekanik
9. Penyerahan kunci kendaraan ke kasir
10. Customer melakukan pembayaran dan pengambilan kunci kendaraan ke kasir
1. Customer datang
2. Pencatatan data pelanggan yang tertera di STNK kendaraan pada form service, yang
meliputi tanggal service, jenis motor, plat nomor, nama pemilik, dan no telepon pemilik saat pendaftaran sebagai arsip Bengkel
3. Permintaan service atau pergantian suku cadang serta keluhan-keluhan yang dirasakan customer pada kendaraannya
4. Pemeriksaan awal oleh kepala mekanik
5. Analisa kerusakan pada kendaraan dan bagaimana solusi yang harus dilakukan
6. Perawatan dan perbaikan
7. Penggantian suku cadang bila ada part yang harus diganti
8. Pemeriksaan akhir oleh kepala mekanik terhadap hasil kerja mekanik
9. Penyerahan kunci kendaraan ke kasir
10. Customer melakukan pembayaran dan pengambilan kunci kendaraan ke kasir
BAB III
Entity Relational Diagram ( ERD )
Entity Relational
Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering
digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model ERD
adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi
atau area bisnis tertentu.
Entitas
Entitas
adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau
objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap pelanggan dalam suatu perusahaan
adalah suatu entitas. Setiap barang/jasa dalam suatu perusahaan adalah juga
suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak
atau nyata hadir di dunia nyata.
Atribut
Atibut
adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan
entitas. Sebagai contoh entitas pelanggan, atribut-atribut yang dimiliki adalah ID Pelanggan, Nama Pelanggan dan Alamat Pelanggan.
Hubungan antar relasi (Relationship)
Hubungan
antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas
yang lainnya. Misalnya, entitas pelanggan memiliki hubungan tertentu dengan
entitas produk/jasa (pelanggan membayar produk yang). Pada penggambaran model ERD, relasi adalah pelekat yang menghubungkan
suatu entitas dengan entitas yang lainnya.
Kardinalitas/Derajat Relasi
Kardinalitas/Derajat
Relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas
pada himpunan entitas yang lain.Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua
himpunan entitas dapat berupa:
1. Satu
ke Satu (One to One)
Setiap entitas pada
himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas
pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.
2. Satu
ke Banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A
dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan B, tetapi tidak
sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan
paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Banyak
ke Satu (Many to One)
Setiap entitas pada
himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada
himpunan entitas B,tetapi tidak sebaliknya dengan entitas
B.
4.
Banyak ke Banyak (Many to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A
dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian
sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan
dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
Berikut ini
adalah ERD dari “proses penjualan mobil secara kredit, serta proses pengambilan
barang dari gudang hingga dikirimkan kepada costumer”.
ERD
Penjualan Motor Secara Kredit pada Kawasaki Matahari Motor
ERD Perintah
Pengeluaran Barang/Pengambilan Barang dari Gudang Hingga dikirimkan kepada
Customer
Pada ERD dari sistem penjualan motor diatas dibagi menjadi dua bagian. Yaitu ERD pada sistem permintaan pesanan
barang yang dilakukan oleh customer kepada dealer perusahaan sampai dengan
pengajuan kreditnya yang diperiksan historical kredit di bagian Bank. Serta ERD
dimana pada saat dealer mengirimkan permintaan barang kepada bagian inventory
yang kemudian akan dikirimkan oleh bagian Dept. Pengiriman (shipping
department). Berikut penjelasan singkatnya:
1.
ERD permintaan
pesanan penjualan yang dilakukan oleh customer, dimana penjualan motor ini bisa dilakukan juga berupa penjualan secara kredit. Pertama customer
akan meminta pesanan penjualan kepada bagian Dealer perusahaan. Setelah itu
dealer perusahaan baru hanya mencatat apa saja atribut yang melekat pada
customer tersebut, kemudian mengirimkan data-data nya kepada pihak marketing
yang akan mendata lebih lanjut seluruh atributnya yang melekat pada customer.
Selanjutnya bagian marketing memiliki hubungan secara langsung kepada bagian
Bank dalam rangka memeriksa catatan record kredit dari customer. Bagian Bank
memiliki seluruh data yang lengkap mengenai track record dari customer
tersebut. Tujuannya yaitu agar Bank dapat memberikan informasi kepada
perusahaan penjualan motor tersebut mengenai data dari customer nya yang
mengajukan permintaan penjualan secara kredit. Kemudian setelah pihak dari Bank
telah menelusuri track record dari customer nya dan apabila customer memiliki
catatan kredit yang baik dalam melunasi setiap utang-utang nya maka bank akan
memberikan konfirmasi lebih lanjut kepada bagian dealer dari perusahaan
tersebut. Setelah itu tahapan akhir dari permintaan pesanan penjualan tersebut
terjadi dimana setelah dealer pada perusahaan memberikan konfirmasi lebih
lanjut dan menyetujui permintaan dari customer yang selanjutnya akan diproses oleh
bagian inventory.
2.
Kemudian pada proses ERD yang kedua
ini menjelaskan bagaimana suatu proses dari bagian dealer meminta barang kepada
pihak inventory yang selanjutnya akan dikirimkan barang tersebut kepada
pelanggan melalui bagian pengiriman (shipping department). Proses ERD yang ini
tidak melibatkan banyak pihak dibanding dengan ERD yang pertama karena bagian
dealer sudah menyetujui permintaan penjualan dari customer. Yang perlu
diperhatikan adalah atribut-atribut yang melekat pada bagian inventory dan
shipping department. Dimana atribut pada bagian invetory dan bagian pengiriman
memiliki keterkaitan satu sama lain untuk menjaga internal control nya dan
mengetahui berapa jumlah barang yang dikeluarkan dari gudang serta berapa
jumlah barang yang dikirimkan kpd customer.
BAB IV
DFD
merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk
menggambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu
sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.
Adapun
hal-hal yang digunakan dalam DFD adalah :
1.
Kesatuan Luar (External Entity)
Kesatuan
luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi
atau sistem lainnya yang berda di lingkungan luarnya yang akan memberikan input
atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan
suatu notasi persegi panjang atau suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan
atasnya berbentuk garis tebal.
2.
Aliran Data
Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah.
Aliran data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store)
dan kesatuan luar (External entity). Aliran data ini menunjukkan arus dari data
yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Proses
Suatu
proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat
disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang
dengan sudut-sudut tumpul.
Berikut ini
adalah DFD dari Penjualan Motor Secara Kredit pada Kawasaki Matahari Motor
DFD
Penjualan Motor Secara Kredit pada Kawasaki Matahari Motor
Data Flow
Diagram (DFD) Level 0
Data Flow
Diagram (DFD) Level 1
Tujuan Flowchart adalah mendeskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar
entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu.
Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi
organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi.
Hal-hal penting dalam
Flowchart dapat mendeskripsikan :
a.
Dokumen
b.
Program
c.
Proses
d.
Sistem
Flowchart memberikan
informasi mengenai :
a.
Darimana input diterima dan dari siapa
b.
Langkah- langkah dan lanjutan dari proses
transaksi
Berikut ini adalah Flowchart dari salah satu contoh /
sub sistem yang terdapat pada sistem informasi penjualan yang disebut dengan
“sistem penjualan Motor Secara Kredit pada Kawasaki Matahari Motor”
Flowchart “sistem penjualan Motor Secara Kredit pada Kawasaki Matahari Motor”
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dalam hal ini Kawasaki Matahari Motor masih belum berkembang dengan baik terutama manajemen komputersasinya. karena masih banyak pengolahan data secara manual.
B.
Saran
* Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat berjalan secara optimal
* Dalam penjualan sparepart sudah terprogram dengan baik tetapi dalam penjualan unit perlu adanya program komputersasi penjualan yang bagus
* Lebih meningkatkan promosi sehingga penjualan motor terus meningkat
* Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat berjalan secara optimal
* Dalam penjualan sparepart sudah terprogram dengan baik tetapi dalam penjualan unit perlu adanya program komputersasi penjualan yang bagus
* Lebih meningkatkan promosi sehingga penjualan motor terus meningkat
DAFTAR PUSTAKA
Anonim,2011 Modul Sistem Informasi Manajemen,Jakarta: Bumi aksara
http://www.google.com/search?hl=id&source=hp&biw=&bih=&q=pengertian+sistem+informasi+manajemen
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen
http://www.docstoc.com/docs/124914006/
0 komentar:
Posting Komentar